Privacyverklaring

Algemeen

Het Limburgs Energie Fonds (LEF) B.V. (hierna het ” LEF“), gevestigd in Maastricht en kantoorhoudende te Utrecht, verstrekt investeringen in duurzame initiatieven door middel van leningen, deelnemingen, garantiekapitaal of vergelijkbare financiële instrumenten. Deze investeringen richten zich op de bevordering van duurzame energieopwekking, energiebesparing, energietransitie, de circulaire economie en asbestsanering in of ten behoeve van de Provincie Limburg.

Het LEF is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens wanneer u contact opneemt en een aanvraag voor een dienst van het LEF overweegt of indient. Het LEF is dat ook wanneer u vragen hebt over het financieringsproces of de bestaande dienstverlening. Het maakt niet uit of u dat doet namens het bedrijf waarvoor u werkt, het bedrijf dat u vertegenwoordigt, of het bedrijf waarvan u ‘Ultimate Beneficial Owner’ (UBO) bent.

Het LEF waarborgt en respecteert uw privacy en zal uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring (hierna: de “Privacyverklaring”) leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke grondslagen wij dat doen, en hoe lang we de persoonsgegevens bewaren.

Van wie verzamelen we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij een klantrelatie hebben, willen hebben of hebben gehad:

• Personen die interesse tonen in onze diensten;
• (Voormalige) investees (ontvangende ondernemingen) en (voormalige) investeerders; en
• Personen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waarmee wij een klantrelatie hebben, willen hebben of hebben gehad.

Het verwerken van persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt

U kunt op verschillende manieren contact met ons opnemen: via het contactformulier op de website, telefonisch of per e-mail. Wanneer u contact met ons opneemt, zal het LEF een aantal persoonsgegevens van u vastleggen. Het doel van deze verwerking kan zijn om uw vragen te beantwoorden of om te beoordelen of u, of het bedrijf waarvoor u als contactpersoon optreedt, in aanmerking komt voor onze diensten. Dit kan ook het bedrijf zijn dat u vertegenwoordigt of waarvan u UBO bent. Andere doeleinden zijn het aangaan van de overeenkomst met u of het betreffende bedrijf en het onderhouden van de overeenkomst.

Verwerking van persoonsgegevens tijdens een financieringsproces en onze diensten

Wanneer u bij ons in een financieringsproces zit en/of een dienst van ons afneemt, verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• Gegevens die nodig zijn om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren, zoals naam, contactgegevens, bankrekeningnummer en btw-nummer;
• Gegevens die nodig zijn om de aanvraag voor diensten te beoordelen, zoals een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten, jaarrekeningen, belastingaangiften van voorgaande jaren en andere financiële en zakelijke informatie, en cv’s (met diploma’s, enz.) van het management;
• Gegevens die nodig zijn om referenties van sleutelfiguren, zoals contactpersonen, bestuurders en UBO’s, te verifiëren of contact met hen op te nemen;
• Gegevens die nodig zijn om het bedrijf dat u vertegenwoordigt en de UBO te identificeren en om te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), waaronder het uitvoeren van een cliëntenonderzoek en andere relevante wet- en regelgeving;
• Gegevens die nodig zijn voor het opstellen en ondertekenen van de dienstverleningsdocumentatie, zoals (en voor zover relevant) een uittreksel van de KvK-inschrijving, KvK-nummer, identiteitsbewijs, gegevens van directe en indirecte aandeelhouders, bestuurders, vertegenwoordigers en contactpersonen, UBO-verklaringen, enz.; en
• Gegevens van beleggers, waaronder UBO’s, in het kader van verzoeken aan het LEF.

Wettelijke grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op verschillende grondslagen. Ten eerste voor de uitvoering van het contract tussen u en het LEF, of ter voorbereiding daarvan. Ten tweede verwerken we bepaalde persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder financiële (toezichts)wetgeving en de Wet Openbaarheid Bestuur (WOO). Ten derde delen wij persoonsgegevens met de Provincie Limburg, op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is dat de Provincie Limburg, als investeerder in het LEF, zich een beeld kan vormen van prospects en hun investeringsverzoeken. Wij hebben vertrouwelijkheidsafspraken gemaakt met de Provincie Limburg.

Als we het nodig vinden om persoonsgegevens te verwerken, maar een van de bovengenoemde grondslagen niet van toepassing is, vragen we uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Bijhouden en bewaartermijn

Het LEF zal alleen die persoonsgegevens verwerken die relevant zijn voor onze werkzaamheden, deze bijhouden en verwijderen zodra ze niet langer nodig zijn. In ieder geval zullen persoonsgegevens in verband met uw (potentiële) aanvraag voor diensten worden bewaard gedurende de periode die het LEF nodig heeft om de aanvraag te beoordelen, waarna deze, in geval van afwijzing, uiterlijk op 31 december, twee jaar na de datum van afwijzing, zullen worden verwijderd, tenzij het LEF legitieme redenen heeft om deze periode te verlengen.

We bewaren gegevens die we verzamelen om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de Wet ter bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme tot vijf jaar nadat de zakelijke relatie is beëindigd of tot vijf jaar na het verlenen van een dienst. Persoonsgegevens met betrekking tot een contract voor diensten worden bewaard gedurende de periode waarin het LEF de dienst verleent, en voor de periode daarna waarin het LEF wettelijk verplicht is de gegevens te bewaren, doorgaans zeven jaar.

Beveiliging en toegang

Het LEF beschouwt de adequate beveiliging van uw persoonsgegevens als een belangrijke verantwoordelijkheid. Het LEF zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde of anderszins ongewenste toegang en verwerking.

Derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het verlenen van een dienst. Derden die wij nodig hebben om uw aanvraag voor financiering of deelname te beoordelen of uit te voeren, zoals notarissen en advocaten voor het opstellen van en adviseren over dienstverleningsdocumentatie, onze administratieve dienstverleners en partijen die wij inschakelen om te voldoen aan onze verplichtingen in het kader van de Wwft. Daarnaast maakt het LEF gebruik van IT-dienstverleners die zorgen voor hosting en onderhoud van de door het LEF gebruikte software en hardware.

Het LEF verstrekt alleen persoonsgegevens aan partijen die ervoor zorgen dat zij de vereiste maatregelen hebben genomen om de gegevens adequaat te beschermen. Met verwerkers, die namens het LEF uw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin onder meer de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens door deze derden is geregeld.

De derde partijen zijn voornamelijk gevestigd in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In het geval dat wij zaken doen met een derde partij buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Alleen wanneer het LEF hiertoe wettelijk verplicht is, verstrekken wij persoonsgegevens aan toezichthoudende, opsporings- en belastingautoriteiten. Houd er rekening mee dat sommige van deze diensten vergaande bevoegdheden kunnen hebben, waardoor ze dergelijke openbaarmakingen kunnen afdwingen.

Uw rechten

U hebt het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die door het LEF worden verwerkt en om deze te laten corrigeren, indien deze onjuist of onvolledig zijn. Bovendien hebt u, onder omstandigheden, het recht op wissen of beperking van de verwerking van uw gegevens of op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het LEF, maar houd er rekening mee dat dit de verwerking van uw aanvraag of die van het bedrijf waarvoor u als contactpersoon of vertegenwoordiger optreedt, zal vertragen of blokkeren.

In sommige gevallen kunnen we niet aan uw verzoek voldoen, bijvoorbeeld als er een wettelijke verplichting is om gegevens te bewaren. Als we niet aan uw verzoek kunnen voldoen, laten we u dat zo snel mogelijk weten.

Als u gebruik wilt maken van deze rechten, of vragen hebt over de manier waarop het LEF uw persoonsgegevens verwerkt, neem dan contact met ons op via info@limburgsenergiefonds.nl. Als u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Houd er tot slot rekening mee dat we wijzigingen kunnen aanbrengen in deze Privacyverklaring. De actuele Privacyverklaring is te vinden op onze website.

 

Limburgs Energie Fonds (LEF) B.V.

KvK-nummer: 57587906

E-mail : info@limburgsenergiefonds.nl